Beschrijving
De Apollo in Amsterdam Buitenveldert zoekt een administratieve kracht voor 0,8 FTE. Binnen de administratie en het secretariaat ben jij een spin in het web. We zijn een kleine school voor VMBO-T en Havo voor leerlingen met een extra ondersteuningsbehoefte. We werken met kleinere klassen en bieden veel leerlingen net dat beetje extra om tot leren en ontwikkelen te kunnen komen.
We zijn een relatief kleine school met 320 leerlingen en 50 medewerkers. De administratie is een hele belangrijke plek in school. Heel veel komt via de administratie binnen en wordt daar verwerkt en opgepakt. Het is een dynamische werkplek waar flexibiliteit een eerste vereiste is. Tegelijkertijd heb je de gelegenheid de baan behoorlijk zelfstandig in te vullen.
De meest voorkomende werkzaamheden zijn:
- leerlingadministratie in Magister zoals aanmeldingen, instroom brugklassers en zij-instroom, uitstroom, beheer door het jaar heen, invoer van absenties, correspondentie
- vraagbaak zijn en kunnen doorverwijzen
- telefoon beantwoorden; contact met ouders, basisscholen, externen
- administratieve en secretariele ondersteuning van de schoolleiding: agendabeheer, jaarplanning, werken met softwareprogramma's als AFAS en Foleta en Magister
- factuurverwerking ism collega en Stichting ZAAM
- signaleren van knelpunten en het doen van suggesties en toezien op naleving en uitvoering daarvan; gevraagd en ongevraagd advies geven om zaken en processen beter te laten verlopen
- bestellingen plaatsen van schoolbenodigdheden
- betrokken in procedure van schoolboeken ism collega, stichting ZAAM en externe leverancier
- administratieve werkzaamheden verrichten rondom vacatures en sollicitanten
- schoolfotograaf regelen
- ondersteuning voor het examensecretariaat en bij alles rondom diplomering
-overige administratieve en secretariele werkzaamheden verrichten in pro-actieve zin; bijvoorbeeld ter ondersteuning van collega's, bij open dagen en wervingsactiviteiten, bij schoolfeesten enz..
-
Functie-eisen
We zoeken een administratieve kracht die weet wat werken op een administratie inhoudt. Ervaring in het onderwijs kan een voordeel zijn maar is geen vereiste. Het is fijn als je al met Magister kunt werken. We zoeken natuurlijk iemand die flexibel is, zelf werk ziet en dat weet op te pakken en te organiseren. Proactief, niet afwachtend en in staat om zelfstandig te werken én samen te werken. Natuurlijk zoeken ook wij de spin in het web, de duizendpoot en het schaap met de vijf poten. Belangrijk is dat je samenwerkt, met de collega's werk van elkaar kunt oppakken, elkaar steunt en als administratief team werkt. We zoeken geen solist.
Arbeidsvoorwaarden
We bieden je een baan in een loonschaal conform CAO-VO (vanaf schaal 6) en afhankelijk van jouw kennis en ervaring.
We zoeken iemand voor 0,8 FTE en de precieze werkdagen gaan in overleg.
De Apollo heeft een eigen parkeerterrein en we staan in een fijne groene buurt vlakbij het Amsterdamse Bos.
De Apollo is stevig in ontwikkeling. Dat vraagt energie, inzet en betrokkenheid van medewerkers.
De nieuwe administratieve kracht krijgt in principe een tijdelijk contract voor een jaar met daarna uitzicht op een vaste aanstelling. Gedurende het eerste jaar zal er een beoordelingsprocedure zijn. De directeur van de school is jouw direct leidinggevende.
Sollicitatieprocedure
We zoeken per zo spoedig mogelijk en zeker met ingang van 1 maart 2025 een nieuwe collega. Als je interesse hebt: stuur dan z.s.m. een motivatiebrief en een actueel CV. Maak ons duidelijk waarom we jou snel moeten uitnodigen. Reageer dus snel en dan plannen we ook z.s.m. een gesprek. Voor meer info kun je bellen met directeur Jan-Willem Dienske: 06 21 50 79 20
