Inkoop coördinator Voortgezet Onderwijs

Inkoopcoördinator Voortgezet Onderwijs
0,8 fte

ZAAM is volop in ontwikkeling en werkt continu aan kwalitatief goed onderwijs voor al haar leerlingen, betrokken en vitale medewerkers en een gezonde en sterke organisatie. We zijn op zoek naar een Inkoopcoördinator die helpt bij de verdere professionalisering van onze inkoop- en contractmanagementfunctie. Wil jij bijdragen aan een toekomstbestendige inkoopstrategie en tegelijkertijd impact maken binnen het onderwijs? Lees dan verder!

Achtergrondinformatie
ZAAM heeft op centraal niveau een Kennis- en Expertisecentrum (KES). Dit is het ondersteunende hart van de organisatie, waar verschillende stafdiensten samenkomen. Hier werken teams op het gebied van HRM, Financiën & Control, Onderwijskwaliteit, Huisvesting, ICT, Functioneel Beheer en Inkoop (HIFI). De Inkoopcoördinator maakt onderdeel uit van de afdeling HIFI.

Daarnaast biedt het KES bestuurlijke ondersteuning aan het College van Bestuur. Het KES helpt zowel het bestuur als de scholen bij de voorbereiding en uitvoering van beleid. Dit betekent dat zij richtlijnen en kaders ontwikkelen én praktische ondersteuning bieden, zodat scholen zich kunnen richten op goed onderwijs.

Als Inkoopcoördinator speel jij een belangrijke en zelfstandige rol binnen het KES. Jij zorgt ervoor dat de inkoopprocessen en contractbeheer efficiënt en effectief verlopen. Je houdt rekening met de veranderende behoeften van scholen en afdelingen en zet vragen om in concrete oplossingen: dienstverlening en producten tegen een scherpe prijs en met goede voorwaarden. Zo draag je bij aan een toekomstbestendige en professionele inkoopstrategie binnen ZAAM.

Wat ga je doen?
In deze functie krijg je een veelzijdige rol, waarbij je zowel tactisch als operationeel bezig bent met inkoop (50%) en contractbeheer (50%). Je schakelt dagelijks met collega’s, leveranciers en schoolbestuurders om de inkoopprocessen en contracten goed te laten verlopen. Onlangs heeft ZAAM het inkoopvolwassenheidsniveau in kaart gebracht en belangrijke verbeterpunten geïdentificeerd. Jij helpt mee om deze verbeteringen te realiseren. Denk daarbij aan:

• Het ontwikkelen van gestandaardiseerde formats om inkoopprocessen efficiënter en eenduidiger te maken.
• De implementatie van een contractmanagementtool (CM-tool), zodat contractbeheer deels geautomatiseerd wordt en belangrijke deadlines en verplichtingen tijdig worden gesignaleerd.
• Het opstellen van helder beleid en richtlijnen, zodat scholen precies weten waar ze aan toe zijn bij inkoop en contractbeheer.

Door jouw inzet zorg je ervoor dat inkoop en contractmanagement bij ZAAM efficiënter, professioneler en toekomstbestendiger wordt.

Jouw taken in een notendop:

🔹 Inkoop

• Inventariseren van inkoopbehoeften en adviseren over de beste aanpak.
• Coördineren van aanbestedingstrajecten.
• Opstellen van inkoopdocumenten, beleid en standaarden.
• Zorgen voor kwaliteit, betrouwbaarheid en rechtmatigheid binnen inkoopprocessen.
• Beoordelen van offertes en facturen.
• Bijhouden en verbeteren van de aanbestedingskalender.

🔹 Contractbeheer

• Aanspreekpunt voor contractvragen en procesoptimalisatie.
• Implementeren en beheren van een CM-tool.
• Onderhandelen, beoordelen en bewaken van contracten en leveranciersprestaties.
• Financieel monitoren van overeenkomsten en naleving van afspraken bewaken.
• Voeren van leveranciersgesprekken en ophalen van input bij de scholen.
• Fungeren als schakel tussen leveranciers en scholen.